做好這六點,終于開了個高效會議!

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會議開得好,天天下班早!

“小明,晚上去happy呀”,晚上7點半,小明收到好基友小回的消息。

“happy個鬼,還在開會”。

“又開會,你怎么那么多會,大領導啊”

“呵呵,累的無力吐槽,都不想干了。。。。”

“說來聽聽,讓哥開心下”

“呸”

“說認真的,啥情況,我幫你分析下”

小明開始倒豆子了(吐槽):

  1. 會議嚴重超時:下午2點開這個月的計劃總結會,通知的會議時長是3個小時,結果開到現在,還遙遙無期,我好多事還沒做呢。
  2. 集合慢:兩點開會,我早早的去了,結果拖拖拉拉的集合,扯些有的沒的,2點半才正式開始。
  3. 發言拖沓:然后就是各部門大佬做總結和計劃宣講,規定每人不超過20分鐘,結果就沒少于半小時的,**部的老大更厲害,拿著一張表格,講了一個半小時,內容也看不清楚,我無聊的都快睡著了。
  4. 現場混亂:這個月目標沒達成,老板說下個月要拿出可行性的計劃,這個部門有困難,那個部門有想法,這不,討論到現在,也沒個結果,都快吵起來了。
  5. 沒有結果:晚上9點,會議終于結束了,無語的是,下個月可行性計劃也沒個結論,居然變成會后商議給方案,我去,會后商議!那開這一天干嘛,每次都會后商議,然后就沒有結果了。

今天這樣的會議都是常態了,我已經心力交瘁……

你們這會議效率太低了,哥給你幾點建議:

一、高效會議的六個關鍵要素

1. 明確會議目的和產出

明確了會議的目的和需要產出的內容,統一參會人員的思想聚焦和產出期望,在大方向上就不會跑偏

例:如果會議的目的是就某件事情商議出解決辦法,那么會議中就必須將大家提出的辦法整理并決策,最后不管是投票也好,一人拍板也好,都要確定1-2種解決辦法,否則你一句我一嘴,會開完了才發現什么結論都沒有。

2. 確定會議的形式和流程

會議形式常見的:線上會議,線下會議。

會議流程:有明確的會議流程,才能保證會議在指定的時間內按照計劃的方向發展。

例如:

好處:

  1. 能基本保證會議在可控范圍內;
  2. 各部門有充足時間表達自己的觀點;
  3. 留有自由討論時間,方便交流想法,達成共識。

3. 制定并申明會議制度(會議通知)

會議的幾個痛點現象:

  1. 拖拖拉拉不按時到會,等人聚齊20分鐘過去了;
  2. 個別人員太啰嗦,一個人講了半小時還沒講到重點,又不好打斷;
  3. 邊開會邊辦公,玩手機的,交頭接耳的,進進出出的。

這些情況也都是現在大多數會議的常態,很多人中招,可是也覺得很無辜,我太忙了,不邊開會邊做,怎么搞的完,其實這樣就是個惡性循環,會議效率下降了,事情沒解決,還得重復做,重復開會。

那如何避免這樣的情況呢?

會議制度很重要!!!

會議制度包含的內容:

  1. 會議的流程;
  2. 會議必須遵守的約定;
  3. 違反約定的懲罰措施。

而這些會議制度,需要在發送會議通知的時候進行告知并重點申明。

PS:這種會議制度,一開始肯定缺乏公信力,那么就需要拿幾個人“殺雞儆猴”,當然措施也不能太過強硬。

參考:違反制度的,會議結束前,面對面建個群,發個紅包;為會議的茶歇買單等等。

逐漸把這種制度形成一種約定俗成的規則,這樣逐漸推廣下去,違反制定的人肯定越來越少。

4. 做好會前準備

內容包括:

內容:

  1. 設備調試,如投影儀,視頻設備等;
  2. 物料準備:會議中需要用到的筆,紙,周邊材料等;
  3. 資料準備,會議中需要用到的文件。

5. 會議紀要

會議紀要是一場會議的靈魂,如果沒有會議紀要,那么可能導致的結果是,大家對會議最終的結果理解和后續安排各不相同,會議中提出的爭議事項,待解決事項,和一些關鍵想法,可能產生遺漏。

會議記錄有兩個要點:

(1)提前安排會議記錄人

提前不明確會議記錄人,可能會出現都認為有人記錄,結果誰都沒有記錄的情況。

(2)會議紀要的格式

很多人寫會議紀要就像是記流水賬,***說了***;****又說了***,這樣的會議紀要是沒人愿意看下去的,會議紀要相當于是概括總結,要讓大家在幾分鐘內快速get會議要點。

主要包括以下幾個部分的內容:

內容:

  1. 會議基礎信息:會議主題,時間,參會人;
  2. 會議達成的關鍵結論或要點問題;
  3. 會議待協商處理事項及對應的責任人,完成時間。

重點內容,可以特殊顏色或加粗標注。

6. 會議后續跟蹤

對于一些待商議決策事項,或者是任務分工,會議后續需要會議組織方持續跟蹤,例:針對會議提出的***問題,需要**部門提出解決方案,對應的責任人,完成時間,都需要形成跟蹤表,發送給會議相關人員。按期跟蹤執行情況并通報。

二、參會人如何實現價值最大化

1. 會議組織者

作為會議的組織者,必須要負責會議流程和制度的執行,職責包括:

  1. 會前準備:發送會議通知,會議前及時收集各部門的匯報資料,對不符合要求的打回重做,避免在會議上浪費大家的時間;
  2. 聯系參會人員快速到場:可通過電話,面催,或者在公司大群里呼叫;
  3. 超時提醒:會議中準備計時器,超時提醒,嚴重超時可直接中止;
  4. 主題把控:一旦出現跑題的現象,及時打斷拉回;
  5. 制度執行:對于約定的違反規則需要做出的懲罰,監督執行,起到震懾作用。(一般是人資或者是行政部門)

2. 會議決策者

會議決策者,作為權威,需要給出態度和決策來:

作用:

  1. 輔助支持會議組織者:會議組織者在執行會議職責時可能會遇到不配合的情況,決策者及時幫腔,可提升會議效率。
  2. 表明態度,給出響應:對于各部門的發言,及時點評,好的在哪可以改進的在哪,這樣有利于改善進度,同時其他部門也會借鑒參考。
  3. 作為裁判,對爭論不休的分歧點做出決策。

3. 會議發言者

發言者是會議內容重要組成部分,會議發言者在公眾場合的表現,對自己在上級或者下屬心中的印象影響都非常重要:

提升方向:

  1. 做好充足會前準備:ppt的內容,展現形式,演講節奏,都要提前模擬測試下,確保有價值且高效。
  2. 遵守會議制度,做好榜樣

4. 會議參與者

  1. 對會議議題拾漏補缺;
  2. 遵守會議制度,不影響會議進行;
  3. 抱著認真學習的態度,虛心聽取其他部門的宣講,這也是開拓視野和學習的機會。

三、高效會議管理實操—計劃總結會

針對小回提出的建議,小明認真跟行政部門溝通了下,行政的老大感覺非常受用,在獲得了老板的認可和支持后,在公司群點名表揚了小明,然后開始了會議的改革,小明再次參加會議,感受完全不一樣。

1. 會議前

小明收到了行政發來的會議邀請,內容包括:

(1)會議流程

  • 日期
  • 時間
  • 發言人
  • 備注

(2)會議制度:

會議中出現以下行為,由行政統計,樂捐20元,作為下次會議的茶歇基金:

  1. 開會超過5分鐘未到場
  2. 會議過程中另行他事,被行政發現2次及以上的
  3. 發言超時10分鐘以上的

(3)會議匯報資料模板

小明整理好匯報資料 ,老大認真過了一遍,提出了修改建議。

資料提前一天發給行政,行政審核通過了,有幾個部門被行政打回重做了。

2. 會議中

  1. 9點開會,居然第一次在9點5分之前人到齊了。
  2. 行政姐姐簡短的講解了會議流程與制度,并準備了計時器
  3. 運營部老大匯報時,果然還是超時了,計時器報警,現場有點尷尬,老板發話了:講重點,運營老大后面加快了速度,再到其他部門講的適合,基本都按時匯報完了,連老大難的市場部這次也只超時了10分鐘。
  4. 行政小姐姐全程記錄了會議過程中提到的爭議項和待決策事項,各部門匯報完之后就這些事項逐一商議,大部分事項都給出了解決措施,實在不能當場解決的也提供了完成時間,責任人,預計完成效果。

3. 會議后

結果:

  1. 原計劃3小時的會議,在3個半小時內完成。
  2. 行政姐姐在會議結束后2小時內,向會議相關人員發出了會議紀要,并重點@了需要提供后續方案的老大。老板還回復了郵件表揚行政姐姐。
  3. 三天后,按照約定情況,行政小姐姐對待解決事項的完成進度進行了跟蹤發布。

四、其他類型會議管理要點

計劃總結會是企業日常管理過程中比較常見的會議類型,主要特點是由幾個代表匯報發言,比較正式,為保證會議高效,對流程的把控非常重要。

除了計劃總結會外,工作中還有2種類型的會議:分享會,腦暴會。

1. 分享會

例:優秀員工分享,成功項目分享。

企業內部定期組織分享會,可以加深學習的氛圍,共同進步,但是很多企業的分享會都變成例行公事的現場,參會人員不認真聆聽,分享人員講的枯燥乏味。

那么一場高質量的分享會應該是怎么樣的呢?

(1)準備會前調研

盡管是針對同一個主題,分享人打算分享的內容和形式,往往不是聆聽人想要了解的,講的不感趣,自然不認真聽了。所有準備分享資料之前,可以先開展一輪調研,了解大家想要學習的內容,和喜歡的分享形式。

調研形式:

  1. 訪談幾種不同類型的接受分享人;
  2. 向參會人員發送調研問卷

(2)分享展示優化

分享展示的文件形式很重要,觀眾接收信息是視覺和聽覺的結合,視覺占很大部分的比重(這就是為什么我們看電視,沒有字幕就感覺非常不習慣)。

所以分享文件要避免密密麻麻堆積的文字表格。采用圖文結合再加上一定的動態特效,會讓效果加倍。

(3)過程互動

會議過程中如果只是一味的單方輸出,那么參會人很容易走神,也缺乏參與感,會議過程中增加一些互動環節,可以調動整體會議的活躍性。

2. 腦暴會

例:策劃案創意腦暴

腦暴會是所有會議中最難的一種,因為對會議的結果一開始是完全無法預測的

管理要點:

(1)組建無領導討論小組

組建小團隊的無領導討論小組,小團隊可以保證大家都有發言的機會,充分參與進來,吸收不同思維的想法。

無領導小組,可以避免領導權威性對組織的影響,束縛其他成員表現機會。

(2)小組PK機制

加入PK機制,可以激發大家的好勝心,從而調動大家的積極性。

(3)小組成員均勻分配

  1. 每個小組要保證類型的均衡,如來自不同部門的,或者不同個性的,這樣可以避免思維的偏向性;
  2. 小組需要一個隱形領導,隱形領導負責調動大家的積極性和思維發散。

(4)創意引導

讓大家開展創意討論,開始之前需要先做創意引導,如:一倆個優秀的案例,或者是一個場景模擬等,這樣可以方便大家打開思路,而不是干討論。

(5)討論結果再深挖

參會成員是無法直接給出你想要的答案,他們往往提出的只是一個思維方向,或者是一個思維點,所以會后需要就會議的結果再深挖,配合本身專業特性,組合成合適的創意想法。

最后,會議本身是為了更高效的解決問題,但是往往大多數企業都會遇到低效會議的痛點,希望以上的分享能給幫助大家提高工作效率,早點下班!

 

作者:瑤光;微信公眾號:回了CRM,某互聯網自媒體聯合創始人,曾在零食top3品牌負責用戶體驗管理。

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題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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